疫情下企業(yè)使用“一網(wǎng)通辦”電子印章的合規(guī)問題及注意事項
作者：繆劍文 毛衛(wèi)飛 余童璐 2022-04-20本次疫情在上海的持續(xù)蔓延給企業(yè)使用傳統(tǒng)印章帶來了諸多不便和挑戰(zhàn)。在當前的形勢下，電子印章的進一步推廣和普及有助于緩解疫情對經(jīng)濟帶來的負面影響。在此背景下，就“一網(wǎng)通辦”電子印章使用的合規(guī)性問題，以及如何規(guī)避電子印章使用過程中可能出現(xiàn)的相關(guān)風險，本文即擬根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和司法案例，進行簡要分析和歸納。
“一網(wǎng)通辦”電子印章使用的合規(guī)性 基本結(jié)論如下： （1）使用電子印章簽署合同的方式本身并不違反法律法規(guī)的規(guī)定，除了法律明確規(guī)定不適用電子簽名的情形之外； （2）在電子印章實際使用過程中，司法部門、行政機關(guān)及事業(yè)單位均普遍認可電子印章的法律效力； （3）就“一網(wǎng)通辦”中的電子印章功能而言，其在滿足《電子簽名法》對于電子簽名的要求的情況下，將構(gòu)成有效的簽名； （4）“一網(wǎng)通辦”為上海市官方在線政務系統(tǒng)，其中的電子印章功能通過“上海市電子印章公共服務平臺”實現(xiàn)，該平臺是上海市相關(guān)規(guī)定提及的上海市所建立的統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)，已有法院案例支持通過該等平臺簽署的合同的有效性； （5）根據(jù)我們對通過“一網(wǎng)通辦”電子簽章功能的嘗試，其簽章信息能夠被驗證。 具體分析如下： （一）電子印章的一般效力 1.法律規(guī)定對電子印章效力的認可 除了法律明確規(guī)定不適用電子簽名的情形之外，電子印章的效力已由《民法典》、《電子簽名法》（2019年4月修正）等法律法規(guī)確認。 《電子簽名法》第三條規(guī)定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文，當事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。前款規(guī)定不適用下列文書：（一）涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的；（二）涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業(yè)服務的；（三）法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形。”第十四條規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。” 據(jù)此，在民事活動中，無論是合同類文書，還是其他文件、單證等非合同類文書，當事人可以約定適用電子簽名，不得僅因為其采用電子簽名而否定其法律效力。 2. 司法部門和行政部門對電子印章效力的態(tài)度 (1) 司法部門對電子印章效力的態(tài)度 我們在相關(guān)法律數(shù)據(jù)庫中就涉及電子印章或電子簽名的司法案例進行了檢索和研究。法院普遍接受并支持電子印章/可靠的電子簽名是一種合法有效的簽署方式。我們選取部分案例的裁判要旨摘錄如下。 案例一：趙全申與上海汽車集團財務有限責任公司金融借款合同糾紛民事二審案件民事判決書【上海金融法院(2021)滬74民終1810號】 本院認為，……《中華人民共和國電子簽名法》第三條第二款規(guī)定，當事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。現(xiàn)趙全申自認電子簽名均系其本人簽署，且未舉證相關(guān)簽字存在其他法定無效情形，本院對其關(guān)于電子簽名無效的意見不予采納；其次，《個人汽車貸款合同》、《電子合同簽約聲明》、《個人汽車貸款申請書》等文件中，關(guān)于當事人權(quán)利義務的表述清晰明確，趙全申作為完全民事行為能力人，完全能夠理解上述信息，其在上述文件中簽字的行為已經(jīng)表明其意思內(nèi)容，趙全申本人是否具有貸款、購車的實際需求，屬于其主觀動機，并不影響意思表示的效力。趙全申與案外人之間關(guān)于權(quán)利義務最終承擔的約定，根據(jù)合同相對性，亦不得對抗上汽財務公司。因此，趙全申關(guān)于《個人汽車貸款合同》及相關(guān)附件無效，其無需承擔還款責任的主張缺乏法律依據(jù)，本院不予采納。 案例二：上海璞豐融資租賃有限公司與亢靜文等融資租賃合同糾紛民事一審案件民事判決書【上海市楊浦區(qū)人民法院(2021)滬0110民初5322號】 本院認為，……《委托扣款協(xié)議》《補充協(xié)議》《付款時間表》《車輛交接單》則系通過電子簽章以數(shù)據(jù)電文生成、發(fā)送、接收方式予以訂立，亦屬當事人合意而成，符合相關(guān)法律規(guī)定，應予確認其效力。…… 案例三：陳鳳蘭、平安銀行股份有限公司廣州中石化大廈支行負責人金融借款合同糾紛民事二審民事判決書【廣東省廣州市中級人民法院(2022)粵01民終4487號】 一審法院認為，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》第十四條規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。”平安銀行中石化大廈支行提交了《數(shù)字證書簽名驗證報告》以證明涉案電子簽名的真實性，一審法院依法認定平安銀行中石化大廈支行與陳鳳蘭簽訂的《個人擔保貸款合同》合法有效。……本院認為，……一審判決處理正確，本院予以維持。 (2) 行政機關(guān)的態(tài)度 電子簽名不僅可用于民事活動中，根據(jù)《電子簽名法》第三十五條，國務院或者國務院規(guī)定的部門可以依據(jù)該法制定政務活動和其他社會活動中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法。 根據(jù)我們的檢索，國務院和地方政府部門均鼓勵和積極推動在政務活動和其他社會活動中使用電子簽名和電子印章，且部分地方政府部門已經(jīng)制定了相關(guān)法規(guī)對于公民、法人和其他組織提交的電子簽名文件的法律效力予以確認。主要體現(xiàn)為： 在國家層面： a. 國務院： 國務院在2018年7月25日頒布了《國務院關(guān)于加快推進全國一體化在線政務服務平臺建設的指導意見》（“27號文”），27號文提出要在2019年底：“（1）應用基于商用密碼的數(shù)字簽名等技術(shù)，借鑒二代身份證等制發(fā)和管理經(jīng)驗，依托國家政務服務平臺建設權(quán)威、規(guī)范、可信的國家統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)；（2）制定政務服務領(lǐng)域電子印章管理辦法，規(guī)范電子印章全流程管理”。 b. 國務院相關(guān)部門 國家知識產(chǎn)權(quán)局建立的專利申請電子平臺和商標申請電子平臺，以及稅務部門建立的稅務電子申報系統(tǒng)均允許申請人提交以電子簽名簽署的相關(guān)申請文件。 地方政府層面： 27號文頒布之后，包括安徽、云南、廣西、寧夏、青海、四川、廣東、山東、河北、湖北、甘肅和西藏在內(nèi)的省份也陸續(xù)頒布了關(guān)于落實27號文推進建設一體化在線政府服務平臺建設的具體規(guī)定，并在相關(guān)具體規(guī)定中提出建設統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)及制定政務服務領(lǐng)域電子印章管理辦法的要求。 就上海市而言，相關(guān)規(guī)定亦明確了上海市政府部門對電子印章的認可： a. 《上海市公共數(shù)據(jù)和一網(wǎng)通辦管理辦法》（2018年9月30日上海市人民政府令第9號公布，2018年11月1日施行）第三十七條：“符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的可靠電子簽名，與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力，公共管理和服務機構(gòu)應當采納和認可。公共管理和服務機構(gòu)應當使用統(tǒng)一的電子印章系統(tǒng)開展電子簽章活動，加蓋電子印章的電子材料合法有效。電子印章的具體管理辦法另行制定。” b. 《上海市電子印章管理暫行辦法》（滬府辦規(guī)〔2018〕29號，上海市人民政府辦公廳2018年10月29日頒布，2018年11月1日生效，有效期至2020年10月31日）（目前已失效）第六條：“本市建立統(tǒng)一的電子印章系統(tǒng)，提供電子印章申請、制作、備案、查詢、變更、注銷、簽章、驗章和使用管理等功能，并與國家政務服務平臺統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)、市特種行業(yè)（公章刻制業(yè)）治安管理信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享。原則上不再新建電子印章系統(tǒng)。各部門、各單位已建電子印章系統(tǒng)的，應與全市統(tǒng)一的電子印章系統(tǒng)進行對接，并實現(xiàn)互通互認。” 第十六條：“本市各類政務辦公、公共管理和社會公共服務活動可使用電子印章，對公文、證照、協(xié)議、憑據(jù)、流轉(zhuǎn)單等各類電子文檔進行簽章。鼓勵自然人、法人和非法人組織在經(jīng)濟和社會活動領(lǐng)域中使用電子印章。本市各級行政機關(guān)、履行公共管理和服務職能的事業(yè)單位不得拒絕電子印章的使用，法律法規(guī)規(guī)定不適用的情形除外。” c. 《關(guān)于做好企業(yè)電子營業(yè)執(zhí)照和電子印章應用工作的通知》（滬市監(jiān)注冊〔2020〕907號，上海市市場監(jiān)督管理局 、上海市經(jīng)濟和信息化委員會 、上海市公安局、國家稅務總局上海市稅務局、上海市人力資源和社會保障局、上海市公積金管理中心2020年1月19日發(fā)布并生效）：“在企業(yè)設立生成電子營業(yè)執(zhí)照的同時，同步生成含有數(shù)字證書、電子簽名密鑰和印章印模圖形的一套四枚電子印章（含企業(yè)法定名稱章、財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章），企業(yè)電子印章綁定電子營業(yè)執(zhí)照同步免費發(fā)放。”“充分利用電子營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)身份認證和企業(yè)電子印章的電子文檔數(shù)字簽名功能，在企業(yè)辦理涉稅事項、員工就業(yè)參保、員工公積金服務等涉企服務重點高頻領(lǐng)域，率先實現(xiàn)企業(yè)使用電子營業(yè)執(zhí)照作為電子身份證件、電子印章作為電子簽名工具，全流程辦結(jié)相關(guān)業(yè)務。” d. 《上海市優(yōu)化營商環(huán)境條例（2021修正）》（上海市人民代表大會常務委員會2021年10月28日頒布并生效）第三十二條：“本市建立統(tǒng)一的電子印章系統(tǒng)，推進電子印章在政務服務、社區(qū)事務受理等領(lǐng)域的應用，鼓勵市場主體和社會組織在經(jīng)濟和社會活動中使用電子印章。各部門已經(jīng)建立電子印章系統(tǒng)的，應當實現(xiàn)互認互通。企業(yè)電子印章與企業(yè)電子營業(yè)執(zhí)照同步免費發(fā)放。企業(yè)可以根據(jù)實際需要，自主刻制實體印章。” 第三十三條：“企業(yè)辦理政務服務事項，使用的符合法律規(guī)定條件的可靠的電子簽名，與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力；電子印章與實物印章具有同等法律效力；電子證照與紙質(zhì)證照具有同等法律效力，但法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的除外。” （二）關(guān)于“一網(wǎng)通辦”電子印章功能 《電子簽名法》規(guī)定了電子簽名一般性要求，只有滿足《電子簽名法》規(guī)定的電子簽名可靠性條件，才能構(gòu)成有效簽名，該等可靠性的實現(xiàn)也依賴于技術(shù)上的措施和相關(guān)判斷。 《上海市公共數(shù)據(jù)和一網(wǎng)通辦管理辦法》第三條規(guī)定：“‘一網(wǎng)通辦’，是指依托全流程一體化在線政務服務平臺（以下簡稱在線政務服務平臺）和線下辦事窗口，整合公共數(shù)據(jù)資源，加強業(yè)務協(xié)同辦理，優(yōu)化政務服務流程，推動群眾和企業(yè)辦事線上一個總門戶、一次登錄、全網(wǎng)通辦，線下只進一扇門、最多跑一次。” 從上述可知，該等“一網(wǎng)通辦”平臺是上海市的官方在線政務服務系統(tǒng)；此外， 根據(jù)“一網(wǎng)通辦”網(wǎng)站（https://dzyz.sh.gov.cn/login?code=105 ）提供的電子印章功能用戶手冊，電子印章功能通過“上海市電子印章公共服務平臺”實現(xiàn)。因此，我們理解，該等“一網(wǎng)通辦”電子印章功能平臺為前述上海市相關(guān)規(guī)定中所指的統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)。 我們查詢到，目前已有相關(guān)案例支持通過“上海市電子印章公共服務平臺”簽署的合同的有效性： 案例一：上海宏信設備工程有限公司與安相旭等建筑設備租賃合同糾紛民事一審案件民事判決書【上海市青浦區(qū)人民法院(2021)滬0118民初14783號】 “被告安相旭通過上海市電子印章公共服務平臺實名認證方式以被告深消公司的名義與原告簽訂《設備租賃合同》三份……” “本院認為，原告與被告深消公司簽訂的《設備租賃合同》系雙方當事人的真實意思表示，合法有效，雙方當事人均應依法恪守履行。……” 案例二：上海宏信設備工程有限公司與蘇州聚潤門窗有限公司等建筑設備租賃合同糾紛民事一審案件民事判決書【上海市青浦區(qū)（縣）人民法院(2021)滬0118民初12971號】 “原告與被告喻德林通過上海市電子印章公共服務平臺簽訂《設備租賃合同》一份”，法院認為，“原告與被告喻德林以被告聚潤公司名義簽訂的《設備租賃合同》系雙方當事人的真實意思表示，合法有效，雙方當事人均應依法恪守履行。” 此外，我們也在“一網(wǎng)通辦”的電子印章功能中嘗試進行了電子簽名，并通過“一網(wǎng)通辦”的“驗簽”欄目進行驗簽（如下圖），驗簽信息顯示了簽名的有效性。 “一網(wǎng)通辦” 電子印章使用的注意事項 為規(guī)避電子印章使用過程中可能出現(xiàn)的相關(guān)風險，我們建議企業(yè)采取如下防范措施： 1. 確定合適的人員負責電子印章的授權(quán)和管理，并制定電子印章授權(quán)、管理和使用制度； 2. 設置并嚴格控制電子印章的使用權(quán)限，賦予不同崗位人員相應的電子印章使用權(quán)限； 3. 發(fā)生人員崗位變動或離職的，電子印章的負責人應及時調(diào)整用印權(quán)限或刪除離職人員對電子印章的使用權(quán)限； 4. 電子印章負責人對電子印章的保護口令應嚴格保密，避免泄露。為安全起見，負責人可以定期修改電子印章保護口令； 知悉電子印章數(shù)據(jù)已經(jīng)失密或者可能已經(jīng)失密的，企業(yè)應停止使用電子印章，及時告知有關(guān)各方，否則，依據(jù)《電子簽名法》第二十七條的規(guī)定，應承擔相應的賠償責任； 5.發(fā)生單位或機構(gòu)變更、名稱變更、法定代表人變更、電子印章?lián)p壞或?qū)嵨镉≌伦兏仁马棧枰獡Q領(lǐng)電子印章時，需要申請重新制作、換領(lǐng)電子印章，原有的電子印章應當及時注銷并告知有關(guān)各方；電子印章綁定的數(shù)字證書有效期將屆滿前，及時更新； 6. 發(fā)生單位撤并或注銷、實物印章或電子印章不再使用、電子印章秘鑰泄露、電子印章或其存儲設備損壞、電子印章失竊或遺失的情況，或因其他原因需要注銷電子印章時，建議及時辦理注銷，并及時告知有關(guān)各方； 7. 建議企業(yè)通過完善計算機安全系統(tǒng)、定期進行數(shù)據(jù)存儲和備份等方式，確保電子印章使用記錄詳細、準確；加蓋電子印章的文件也需要妥善存儲、備份，經(jīng)加蓋電子印章的文件不得隨意篡改（否則會導致電子印章失效）； 8. 對于自身簽署的文件，注意確認文件內(nèi)容，核對文件是否是企業(yè)真實意思；對于格式合同，采取合理的方式提示對方注意免除或者減輕其責任等與對方有重大利害關(guān)系的條款，按照對方的要求，對該條款予以說明； 9. 對于雙方已經(jīng)簽章的電子文件，及時通過驗簽平臺進行驗證，辨別文件是否被篡改； 10. 注意保存相關(guān)證據(jù)材料，包括電子合同、驗簽報告、合同簽署期間的相關(guān)溝通等； 11. 根據(jù)《電子簽名法》，涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業(yè)服務的文件，請勿使用電子印章。
